Ehrenamt am Beispiel – Frauenfrühstück

Von Rita Gutsmuths stammt eine Serie über das Ehrenamt. Den ersten Teil finden Sie hier, den zweiten hier. Wir wollen das Ehrenamt nicht schön reden, sondern die Dinge beim Namen nennen: Natürlich ist das Ehrenamt häufig eine arbeitsreiche und anspruchsvolle Angelegenheit. Hier eine Beschreibung der Arbeiten für ein „Frauenfrühstück“. Dieser Text ist naturgemäß etwas länger. (Anmerkung der Redaktion)

Rita schreibt uns:

Ich bin schon über 30 Jahre ehrenamtlich in verschiedenen Organisationen tätig. In einer dieser Organisationen habe ich jahrelang ein Frauenfrühstück organisiert. Dazu gehört eine ganze Menge Vorarbeit, die ich hier einmal schildern möchte.

Diese Aufzählung der Arbeiten, die solch einer Veranstaltung vorausgehen, sollen jedem verdeutlichen, es ist schön an solchen Festen teilnehmen zu können, aber dem gehen auch viele aufwendige Arbeiten voraus, was niemals  machbar ist ohne die entsprechenden Helfer.

Die Vorbereitungen lange vor dem Event

Das fängt damit an, dass man sich um einen passenden Veranstaltungsort kümmern muss, der für etwa 60 Personen geeignet ist. Der Termin steht meistens dann schon fest. Dann muss ein passendes, interessantes Thema gefunden werden, und was noch mehr Mühe bedeutet, eine Referentin oder einen Referenten zu diesem Thema zu finden und zu buchen. Abzuklären ist dann noch, ob dies finanziell zu stemmen ist, sowohl der Referent als auch der Veranstaltungsort. Dann müssen Plakate und Flyer entworfen werden. Wenn diese gedruckt sind, geht es an die Verteilung.

Am Tag davor

Für das Frauenfrühstück muss am Tag vor der Veranstaltung am Vormittag eingekauft werden. Das  Brot, die Brötchen u. Kuchen werden beim ansässigen Bäcker bestellt, damit diese am nächsten Tag frisch abgeholt werden können.  Getränke, Obst, verschiedene Wurstsorten, Käse verschiedener Art, Fischvariationen, Milch, Butter, Zucker, Müsli, Kaffee, Quark, Dosenobst, Eier, Marmelade, für Diabetiker den Süßstoff, die Blumen für die Deko, Kerzen, Geschenk für den Referenten, Tischdecken, Servietten, Mülltüten, Spülmittel und noch viele andere Kleinigkeiten. An jede  Kleinigkeit muss an diesem Tag gedacht werden

Von zu Hause bringen die Helfer, Geschirrtücher, Alufolie, Aufschnittplatten, Schüsseln, Körbe, selbstgemachte Marmelade, Spültabs, große Schneidmesser, und vieles mehr aus ihrem eigenen Besitz mit.

Foto: Gutsmuths

Der Einkauf selbst dauert mit einer Hilfsperson etwa sechs Stunden. Dann werden die gekauften Sachen zum Veranstaltungsort transportiert. Dort werden die schweren Sachen von den Männern ins Haus getragen. Ist die Ware am Ziel, wird sie ausgepackt und verstaut. Derweil sind weitere Helfer und -innen  schon dabei, die Tische einzudecken mit den gekauften Tischdecken und geliehenem Geschirr. Ein oder zwei falten in der Zwischenzeit die Servietten. Dann wird alles noch mit Blumen dekoriert, damit am kommenden Tag alles bereit ist.

Dann das Stellen der Stühle und Tische. Sie müssen so stehen, dass  jeder eine einigermaßen gute Sicht auf den Vortragenden hat. Ebenso muss der Platz für  das Frühstücksbüffet gerichtet werden. Danach kommt das Eindecken mit Tischdecken, passendes Geschirr, Blumendeko, Servietten usw.  Alles, was zu einem schönen und stilvollen Ambiente dazu gehört. Das war bei uns meistens am Spätnachmittag geplant und dauerte bis in den späten Abend.

Direkt vor dem Event

Am Tag der Veranstaltung selbst müssen zwei oder drei Personen schon sehr früh vor Ort sein und mit dem Bestücken der Platten mit Käse, Fisch und Wurst  beginnen. Vier große Tische werden dafür gerichtet. In der Zwischenzeit muss der Kaffee durchlaufen, damit die Thermoskannen für die Tische gefüllt werden können. Auch heißes Wasser wird aufbereitet für die Teetrinker. Einer der Helfer fährt die Sachen aus der Bäckerei holen.

In der Zwischenzeit ist die Kasse eingerichtet, für die auch am Vortag das Kleingeld auf der Bank geholt wurde. Ein Teilnehmerzettel liegt dabei mit den angemeldeten Personen. Hier wird abgestrichen, wer anwesend ist und wer gezahlt hat.

Während des Events

Foto: Gutsmuths

Wenn dies alles gerichtet ist, die Frauen sitzen an ihren Tischen, der oder die Vortragende ist eingetroffen, beginnt der Vormittag mit einer  Begrüßung und dem Vorstellen des Referenten/in. Dann wird das Frühstücksbüfett eröffnet. Nach dem Frühstück kommt der Vortrag.

Und danach

Nach der Veranstaltung aber, wenn alle Gäste den Saal verlassen haben, beginnt für die Helfer wieder eine arbeitsreiche Zeit. Die Kasse muss geprüft werden. Das restliche Büfett muss abgetragen werden. Das Geschirr muss gespült, die mitgebrachten Utensilien den jeweiligen Helfern zugeordnet werden. Alle Thermoskannen gespült und an ihren Standort gestellt werden.  Die leeren Flaschen werden zusammengestellt für die Rückgabe. Die Männer stellen die Tische und Stühle wieder an ihren ursprünglichen Platz zurück, nachdem sie abgedeckt und gesäubert wurden. Dann muss der Saal noch gekehrt werden. Bis alles erledigt ist, wird es meistens früher Nachmittag. All dies geht nicht ohne mindestens acht bis zehn Personen, die für solch eine Veranstaltung zur Verfügung stehen müssen. Derjenige, der so etwas organisiert, ist auf diese Helfer unbedingt angewiesen und auf sie muss er sich auch verlassen können.

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